سكرتير Executive Secretary & Office Assistant بدوام كامل في عمّان

وصف الوظيفة

Occasions في عمّان تعلن عن وظيفة Executive Secretary & Office Assistant. نبحث عن شخص منظم، موثوق ومبادر يقدم دعماً مباشراً للمدير التنفيذي ويساعد في تلبية الاحتياجات الإدارية والتشغيلية اليومية للمكتب. الدور مزيج من الدعم التنفيذي والشخصي وإدارة المكتب والمساندة التشغيلية العامة، وهو يتطلب قدرة على التكيّف مع مسؤوليات يومية متنوعة.

المهام والمسؤوليات

• دعم المدير التنفيذي بشكل مباشر وإدارة تقويمه وجدوله وتذكيراته ومراسلاته ووثائقه والمتابعة اليومية.
• المساعدة في الترتيبات التجارية والشخصية والمهام اليومية مثل المهمات والشراء والمتطلبات الأخرى عند الحاجة.
• دعم روتين المكتب اليومي بما في ذلك إعداد المشروبات وتوفير المساعدة العامة عند المطلوب.
• المساعدة في الاجتماعات عند الحاجة بما في ذلك التحضير وتوثيق محاضر الاجتماعات والمتابعة على بنود العمل.
• التعامل مع الإدارة العامة للمكتب، الأرشفة، إدخال البيانات، إعداد جداول Excel والتقارير والسجلات المحاسبية الأساسية.
• المساعدة في توثيق الموظفين، الحضور، والوثائق المتعلقة بالرواتب والمتابعة الإدارية العامة للموارد البشرية.
• الحفاظ على مكتب منظم ومرتب ومزود بالمستلزمات مع التنسيق للمستلزمات والصيانة عند الحاجة.
• المساعدة في مواقع وأنظمة الشركة بما في ذلك تحديثات المنتجات/البيانات، الطلبات عبر الإنترنت، والمهام الإدارية الأخرى.
• استقبال الزوار وتقديم الضيافة المناسبة عند الحاجة.
• التنسيق مع المتجر والمخازن والموردين والأطراف الأخرى حسب الحاجة لاحتياجات العمل اليومية.
• زيارة المتجر أو المخزن أو المواقع الأخرى عند الحاجة لإجراء الأوراق والتوقيعات والمتابعة المتعلقة بالمخزون.
• المساعدة في عدّ المخزون والمهام المرتبطة بالمنتجات وتوثيق النقص والتنظيم أو التصوير عند الحاجة.
• توفير دعم إضافي خلال فترات الذروة أو المناسبات الخاصة عند الحاجة.
• الحفاظ على السرية والخصوصية عند التعامل مع معلومات الشركة والموظفين والمدير التنفيذي.
• الاستعداد للقيام بمهام دعم إضافية حسب تغير الأولويات التي يحددها المدير التنفيذي.

المتطلبات

• درجة جامعية مطلوبة.
• خبرة لا تقل عن 3 سنوات في السكرتارية أو الدعم الإداري أو الدعم التنفيذي أو دور مشابه.
• مهارات تنظيم قوية واهتمام بالتفاصيل.
• إتقان Microsoft Excel و Word.
• مهارات كتابة وتواصل قوية باللغة العربية والإنجليزية.
• القدرة على تعدد المهام وتحديد الأولويات والمتابعة بفعالية.
• المهنية، الاعتمادية، الانضباط، والمرونة، والراحة مع أسلوب عمل عملي.
• الاستعداد لأداء مهام خارج المكتب عند الحاجة.

المهارات المطلوبة

• القدرة على العمل بشكل مستقل وفي فريق.
• التواصل الفعال مع الأطراف داخل الشركة وخارجها.
• المرونة والتكيف السريع مع تغييرات الأولويات.
• نهج عملي وحرفية عالية في التعامل مع المهام اليومية.
• التعامل مع بيئات مكتبية متعددة الأقسام.

التعليقات

لا توجد تعليقات منشورة حتى الآن.