Project Management Assistant, Jordan بدوام كامل في عمّان

وصف الوظيفة

يتولى مساعد إدارة المشاريع تقديم الدعم الإداري والإداري المباشر لمدير المشروع (COP) ونائبه (DCOP) عند الحاجة، وذلك لتعزيز كفاءة إدارة الوقت، والتنظيم، والمتابعة والتنسيق عبر جميع أنشطة المشروع في عمان، الأردن. يعمل الشاغل لهذا الدور على إدارة الأولويات المتعددة، وتتبع الإجراءات والقرارات، وتسهيل التواصل والتنسيق بين قيادة المشروع وأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة.

المهام والمسؤوليات

• تقديم الدعم الإداري والتنفيذي المباشر لمدير المشروع (COP) في تنفيذ مسؤولياته القيادية.
• مرافقة مدير المشروع ونائبه في الاجتماعات الداخلية والخارجية وحضورها وفق الحاجة.
• إعداد سجلات ومحاضر دقيقة للاجتماعات والمناقشات والقرارات والالتزامات والإجراءات المطلوبة.
• إنشاء وتحديث أدوات متابعة الإجراءات وسجلات القرارات والالتزامات وتولّي متابعتها.
• متابعة التقدم في الإجراءات المتفق عليها بالتنسيق مع أعضاء الفريق لضمان إنجاز المهام في أوقاتها المحددة.
• مساعدة مدير المشروع في تنظيم الأولويات والالتزامات ومواعيد التفاعل مع أصحاب المصلحة والمواعيد النهائية.
• إدارة تنظيم الاجتماعات بما في ذلك الجدولة، وتنسيق أجدول الأعمال، والمشاركين، وحفظ السجلات.
• جمع وتجميع المعلومات والعروض التقديمية ومواد الإيجاز المطلوبة لاجتماعات الإدارة والعملاء وأصحاب المصلحة بالتنسيق مع قادة الفرق (PTL) والمهنيين المعنيين.
• تذكير مدير المشروع وأعضاء الفريق المعنيين بشكل استباقي بالمواعيد النهائية والالتزامات والاجتماعات القادمة.
• المساعدة في إعداد وتجميع التقارير الإدارية وتحديثات حالة المشروع والمواد الإيجازية باستعمال المدخلات المقدمة من أعضاء الفريق.
• تسهيل التنسيق ومشاركة المعلومات بين المشاركين في المشروع لدعم اتخاذ القرارات في الوقت المناسب.
• دعم مدير المشروع في مراقبة الالتزامات الرئيسية والمخاطر متطلبات المتابعة بالتنسيق مع أعضاء الفريق.

المتطلبات

• أن يكون المتقدم أردني الجنسية أو يملك تصريح عمل قانوني للعمل في الأردن.
• الاستعداد للقيام برحلات عمل بنسبة 10% أو أقل.
• الخضوع لفحوصات الخلفية والتحقق من البيانات (مثل السجل الجنائي والتعليم والخبرة) وفحص السُمّية في حال طلب الشركة وفق القوانين المتبعة.

المؤهلات

• شهادة البكالوريوس في إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو إدارة المشاريع، أو الهندسة، أو الاتصالات، أو الإدارة العامة، أو أي مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 8 سنوات في تنسيق المشاريع، أو الدعم الإداري، أو المساعدة التنفيذية، أو إدارة المشاريع.
• خبرة مثبتة في دعم كبار المدراء، أو مدراء المشاريع، أو قادة الفرق، أو المسؤولين التنفيذيين.
• خبرة عملية في إعداد سجلات الاجتماعات وإدارة أدوات متابعة الإجراءات والقرارات التنفيذية.

المهارات المطلوبة

• إتقان ممتاز للغتين العربية والإنجليزية قراءة وكتابة ومحادثة.
• إتقان متقدم لبرامج Microsoft Office بما في ذلك (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams) والأدوات الإنتاجية الأخرى.
• مهارات تنظيم وإدارة وقت عالية القدرة على التعامل مع أولويات متعددة ومختلفة في نفس الوقت.
• مهارات الدعم التنفيذي وإدارة الاجتماعات وحفظ السجلات.
• التواصل الكتابي والشفهي القوي وإدارة المعلومات بفعالية.
• السرية التامة والموضوعية والقدرة على ممارسة التقدير المهني السليم.
• الاهتمام الدقيق بالتفاصيل وحل المشكلات بشكل استباقي.
• المرونة والاستجابة والقدرة على العمل بفعالية ضمن فرق متعددة التخصصات ومع أصحاب المصلحة.

معلومات إضافية

• يهدف الدور إلى تقديم الدعم الإداري لمدير المشروع ولا يحل محل المسؤوليات الفنية لأفراد الفريق أو ينشئ طبقة إدارية إضافية.
• تشمل مخرجات العمل الأساسية سجلات الاجتماعات، أدوات تتبع الإجراءات، تقارير المتابعة، والتقاويم الإدارية وحزم الوثائق الموجزة.
• تقاس نجاحات الشاغل بدقة وتوقيت السجلات، والمتابعة الفعالة لإغلاق الالتزامات، وتحسين رؤية الأولويات والمواعيد لدى إدارة المشروع.

طريقة التقديم

التعليقات

لا توجد تعليقات منشورة حتى الآن.