Office Manager بدوام كامل في عمّان

وصف الوظيفة

تسعى شركة سينجينتا (Syngenta) العالمية المتخصصة في مجال حماية المحاصيل إلى تعيين مدير مكتب (Office Manager) للانضمام إلى فريقها في عمّان، الأردن. يتولى شاغل المنصب إدارة الشؤون الإدارية واللوجستية اليومية، والإشراف على عمليات المشتريات المحلية والمصروفات، وضمان الامتثال لسياسات الشركة وأنظمة الصحة والسلامة والبيئة (HSE)، بالإضافة إلى تقديم الدعم التشغيلي لإدارة الموارد البشرية والاتصالات الداخلية.

المهام والمسؤوليات

• تنسيق لوجستيات الفعاليات والاجتماعات وإدارة زيارات الوفود الرسمية واستقبال الزوار
• متابعة إجراءات تسجيل المكتب والعمليات القانونية والتنظيمية مع الجهات والمؤسسات المحلية
• متابعة عملية تجديد العضويات الخاصة بالمكتب لدى السلطات الرسمية
• إعداد وتجهيز المراسلات والخطابات الرسمية الموجهة للبنوك والجهات الحكومية والأطراف الخارجية
• ترتيب جميع إجراءات السفر للموظفين والزوار بما في ذلك إصدار تذاكر الطيران، التأشيرات، وحجوزات الفنادق وسيارات الأجرة
• إدارة عملية المشتريات المحلية غير المباشرة للسلع والخدمات ومتابعة الموردين
• متابعة المدفوعات وتدقيق الفواتير وإدخالها عبر النظام المحاسبي SAP
• إدارة العثورات النثرية (Petty Cash) للمكتب وإعداد تقارير المصروفات الشهرية
• إنشاء وصيانة أنظمة الحفظ والأرشفة الورقية والرقمية وضمان سرية المعلومات الحساسة
• تطوير وتحديث الأنظمة والإجراءات الإدارية لزيادة كفاءة العمل
• الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها وصيانة قوائم الاتصال الخاصة بالمكتب
• متابعة طلبات المخزون والتوريدات المكتبية والإشراف على مظاهر المكتب ونظافته
• جدولة الشحنات البريدية وتتبعها بالتنسيق مع شركات الشحن مثل DHL وTNT
• إدارة عقود التأمين السنوية (التأمين على الحياة، الطبي، والرعاية) والعمل كمنسق رئيسي مع شركات التأمين
• متابعة التزام المكتب والموظفين بسياسات الشركة وسياسات وحدة الأعمال لشرق الأوسط والإبلاغ عن أي مخالفات
• الإبلاغ عن الحالات المتعلقة بالصحة والسلامة والبيئة (HSE) ودعم تنفيذ استراتيجية السلامة بالشركة
• جمع وتقارير قراءات عدادات الكيلومترات لسيارات الشركة وتنظيم التدريبات الدورية للسلامة وتمثيل المكتب في لجنة HSE
• تقديم الدعم لإدارة الموارد البشرية المحلية بالنسيق مع شريك عمل الموارد البشرية لمنطقة الشرق الأوسط (ME HRBP)
• حفظ ملفات الموظفين وسجلات الإجازات والمستندات في مكان آمن وتوفير مستلزمات تكنولوجيا المعلومات والاحتياجات اليومية لهم
• إدارة وتوزيع الإعلانات والاتصالات الداخلية من الإدارة إلى جميع الموظفين وضمان وصولها للجميع

المتطلبات

• خبرة عملية سابقة مثبتة في استخدام نظام SAP المحاسبي والإداري
• معرفة شاملة بأنظمة وإجراءات إدارة المكاتب الشؤون الإدارية
• إتقان مهارات إعداد التقارير الإدارية والمالية دورياً
• القدرة العالية على التعامل مع المعلومات السرية والحساسة بمهنية المطلقة

المؤهلات

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، العلوم الإدارية، أو أي تخصص ذي صلة
• خبرة عملية لا تقل عن 8 سنوات في مجال إدارة المكاتب والشؤون الإدارية
• فضل وجود خبرة سابقة في الإشراف على الفرق أو إدارة المكاتب
• تعد الخبرة في إدارة الفعاليات وتنسيق الاجتماعات والوفود الرسمية ميزة إضافية
• خبرة عملية سابقة في تقديم الدعم الإداري أو العمل كمساعد إداري

المهارات المطلوبة

• مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي باللغتين العربية والإنجليزية
• مهارات تنظيمية وتخطيطية عالية وقدرة على إدارة الوقت والأولويات
• إمكانية التعامل مع المهام المتعددة وتحديد الأولويات بكفاءة
• مهارات عالية في حل المشكلات والاهتمام الدقيق بالتفاصيل
• مهارات ممتازة في التنسيق والمتابعة والعمل الجماعي

معلومات إضافية

• يمثل هذا الدور الوظيفي مكتب سينجينتا في عمّان كمنظمة بحث إقليمية (Amman CRO)
• يتطلب العمل التنسيق المستمر مع إدارة وحدة الأعمال في الشرق الأوسط (BU ME)

التعليقات

لا توجد تعليقات منشورة حتى الآن.