Office Assistant JO بدوام كامل في عمّان

وصف الوظيفة

تعلن شركة Core Code io في عمان، الأردن، عن حاجتها إلى مساعد مكتبي (Office Assistant) يتمتع بالتنظيم العالي والموثوقية والمبادرة لتقديم الدعم الإداري وضمان سير الأنشطة اليومية للمكتب والأعمال بسلاسة. يتطلب الدور الاهتمام بالتفاصيل والمهنية في إدارة المستندات، الجداول الزمنية، الاتصالات، البيانات، والمهام الإدارية الروتينية، بالإضافة إلى دعم أعضاء الفريق والحفاظ على بيئة عمل منظمة.

المهام والمسؤوليات

• تقديم الدعم الإداري العام للمدراء وأعضاء الفريق
• تنظيم وحفظ الملفات والمستندات والسجلات وقواعد البيانات الرقمية والورقية
• إدارة البريد الإلكتروني والرسائل والمكالمات والطلبات الإدارية الروتينية
• المساعدة في جدولة الاجتماعات والمواعيد والأنشطة الخاصة بالفريق
• إعداد وتنسيق وتحديث التقارير والمستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية
• إدخال البيانات والتحقق من دقتها وصحتها واكتمالها
• التنسيق ونقل المعلومات والطلبات بين الفرق الداخلية والجهات الخارجية
• متابعة المواعيد النهائية والمهام والإجراءات التكميلية لضمان إنجازها في الوقت المحدد
• المساعدة في متابعة الفواتير والمصروفات والطلبيات والسجلات الإدارية الأخرى عند الحاجة
• دعم متطلبات المستلزمات المكتبية والمعدات والاحتياجات الروتينية المتعلقة بالمكتب
• المساعدة في تنظيم الاجتماعات والفعاليات والأنشطة الداخلية
• الاحتفاظ بسجلات إدارية دقيقة ومحدثة باستمرار
• دعم إجراءات التهيئ والتأهيل (Onboarding) والعمليات الإدارية الداخلية عند الطلب
• تحديد المشكلات الإدارية والمساعدة في تقديم حلول عملية لها
• الحفاظ على سرية المعلومات الحساسة الخاصة بالشركة والأعمال

المتطلبات

• خبرة سابقة في الإدارة المكتبية، الدعم الإداري، المساعدة المكتبية، التنسيق، أو أي دور مشابه
• خبرة في إدارة المستندات والجداول الزمنية والبريد الإلكتروني والبيانات والمهام الإدارية الروتينية
• مهارات قوية في استخدام الحاسوب والتقنيات الرقمية
• القدرة على إدارة أولويات متعددة والالتزام بالمواعيد النهائية
• مهارات تواصل وتفاعل قوية مع الآخرين
• القدرة على العمل بشكل مستقل والتعاون بفاعلية مع الفرق سواء الميدانية أو التي تعمل عن بُعد
• توفر اتصال إنترنت موثوق وإعدادات مناسبة للعمل عن بُعد عند الحاجة
• نهج عمل مهني وموثوق ومبادر ومهتم بأدق التفاصيل
• إتقان اللغة الإنجليزية في حال استدعت الوظيفة التواصل مع فرق أو عملاء أو أصحاب مصلحة يتحدثون الإنجليزية

المهارات المطلوبة

• مهارات تواصل كتابية وشفهية ممتازة
• مهارات تنظيمية وإدارة وقت قوية
• اهتمام ممتاز بالتفاصيل والدقة
• قدرة عالية على تحديد الأولويات وإدارة مهام متعددة
• مهارات قوية في حل المشكلات والمتابعة
• إجادة استخدام Google Workspace أو Microsoft Office
• الارتياح في استخدام البريد الإلكتروني، التقويمات، جداول البيانات، قواعد البيانات، وأدوات التواصل الرقمي
• مهارات قوية في إدخال البيانات والتوثيق
• القدرة على التواصل بمهنية مع الفرق الداخلية والجهات الخارجية
• القدرة على العمل بشكل مستقل وأخذ المبادرة
• مرونة وقدرة على التكيف وتعلم الأدوات والعمليات الجديدة بسرعة
• نهج عمل مهني وموثوق ومنظم

التعليقات

لا توجد تعليقات منشورة حتى الآن.