Front Desk//Administrative Assistant بعقد في عمّان

وصف الوظيفة

يعتبر دور receptionist/Administrative Assistant محوراً لدعم العمليات، حيث يوازن بين الاحترافية في المكتب الأمامي والإدارة خلف الكواليس، وهو يدعم المدير التنفيذي في العمليات اليومية.

المهام والمسؤوليات

• الإشراف على الاستقبال، الإدارة، التنسيق المالي، والدعم السكرتاري.
• إدارة استقبال المكتب وزيارة الزوار.
• الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها؛ إدارة قوائم الاتصال بالشركة.
• الحفاظ على أنظمة الملفات (الفيزيائية والرقمية) بما في ذلك أرقام المرجع، بطاقات الأعمال، والأرشفة.
• إدارة حجز السفر والإقامة.
• الإشراف على مستلزمات المكتب والقرطاسية والإمدادات.
• التواصل مع دعم تكنولوجيا المعلومات لإنشاء حسابات، الوصول، وإغلاق حسابات الموظفين المغادرين.
• الحفاظ على تأمين المكتب والتسجيلات (مثل، المركبات، المباني، المعدات).
• دعم الفواتير، الإيصالات، ومعالجة المدفوعات.
• إعداد أوامر الشراء، المتابعة بشأن المدفوعات المتأخرة، ومطابقة بيانات الدائنين.
• إدارة المعاملات النقدية الصغيرة.
• تتبع جمع الإيجار، الضرائب البلدية، نفقات الكهرباء والمياه.
• الحفاظ على سجلات مالية وتقديم تقارير.
• تصحيح وتنسيق الرسائل والعقود.
• المساعدة في طلبات التأشيرات والمراسلات مع العملاء.
• الحفاظ على التقويمات، تحديد المواعيد، ودعم السفر التنفيذي.
• ضمان تحديث الوثائق والرخص الرسمية.

التعليقات

لا توجد تعليقات منشورة حتى الآن.