Executive Assistant بعقد في عمّان

وصف الوظيفة

تبحث شركة Marsh في عمان، الأردن عن مساعد تنفيذي (Executive Assistant) يتمتع بخبرة عالية لتقديم دعم إداري وتشيغيلي متقدم للقيادات التنفيذية. يتطلب الدور العمل كشريك موثوق يمتلك حسًا عالياً بالمسؤولية والسرية لإدارة الأولويات، وتنظيم الاجتماعات الكبرى، وإدارة الترتيبات اللوجستية والسفر لضمان سير الأعمال بسلاسة واحترافية.

المهام والمسؤوليات

• إدارة التقاويم التنفيذية المعقدة وعالية الحجم وتنظيم المواعيد عبر المناطق الزمنية المختلفة
• التنبؤ بالتعارضات في المواعيد والأولويات المزدحمة وتوفير حلول لحماية وقت التركيز والالتزامات المهنية
• إعداد التنفيذيين بشكل كامل للاجتماعات من حيث جدول الأعمال، الأهداف، قائمة الحضور، والسياق المطلوب
• الحفاظ على نمط عمل منتظم للاجتماعات الفردية (1:1s)، اجتماعات القيادة، والمراجعات الشهرية والفصلية (QBRs)
• تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية مع كبار القادة والعملاء والشركاء والموردين بمستوى عالٍ من الاحترافية
• إعداد ومراجعة حزم الإيجازات، جداول الأعمال، سجلات الإجراءات، والعروض التقديمية
• متابعة المخرجات وتوثيق قرارات الاجتماعات وتحديد المسؤوليات والمواعيد النهائية لتنفيذها
• إدارة لوجستيات الاجتماعات بما في ذلك القاعات، روابط MS Teams، وحل المشكلات التقنية وجدولة المواعيد بشكل استباقي
• تنظيم خطط وترتيبات السفر المحلية والدولية المعقدة، بما يشمل الرحلات الجوية، الفنادق، النقل البري، وخطط الطوارئ
• التعامل بمرونة وكفاءة مع التغييرات الطارئة والأخيرة في خطط السفر والفعاليات
• دعم الفعاليات الداخلية واللقاءات التنفيذية مثل اجتماعات خارج الموقع (Offsites) واللقاءات العامة (Town halls) والزيارات التنفيذية
• معالجة المصاريف واسترداد النفقات بدقة وفي الوقت المحدد وفقاً للسياسات المعتمدة
• صياغة وتنسيق وتدقيق المراسلات والوثائق التنفيذية وفق أعلى معايير الجودة
• إدارة موافقات المعاملات وسير العمل الإداري ومتابعتها حتى إنجازها بالكامل
• تنظيم وإدارة الملفات عبر منصات Teams وSharePoint بما يضمن ضبط الإصدارات وإدارة الصلاحيات
• بناء علاقات عمل قوية مع فرق القيادة والزملاء والمساعدين لضمان التنسيق السلس
• التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية تامة وأخلاقيات عمل عالية
• اقتراح تحسينات لتطوير العمليات وتوحيد النماذج مثل جداول الأعمال وسجلات المتابعة

المتطلبات

• خبرة لا تقل عن 8 سنوات متدرجة في دعم كبار القادة والقيادات التنفيذية، ويفضل أن تكون في شركات متعددة الجنسيات أو الخدمات المهنية أو الاستشارات أو القطاع المالي
• قدرة مثبتة على إدارة التقاويم المعقدة والتنسيق بين أصحاب المصلحة المتعددين والأولويات المتنافسة
• كفاءة مثبتة في التعامل مع الموضوعات السرية بحكمة وحسن تقدير
• إمكانية التواجد خارج أوقات العمل الرسمية أحياناً وفقاً لمتطلبات جدول أعمال التنفيذيين

المؤهلات

• يُفضل الحصول على درجة البكالوريوس أو ما يعادلها من الجمع بين التعليم والخبرة العملية ذات الصلة

المهارات المطلوبة

• احترافية عالية في التعامل مع القيادات التنفيذية وإدارة أصحاب المصلحة
• مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي وقدرة على صياغة المراسلات والملخصات عالية الجودة
• مهارات تنظيمية عالية مع اهتمام دقيق بالتفاصيل ومتابعة حثيثة للمهام
• عقلية مبادرة وقدرة عالية على تقييم الأهمية والسرية ورفع الموضوعات للمستويات الأعلى عند الحاجة
• روح التعاون وتقديم الدعم والعمل بفاعلية عبر الفرق المختلفة والثقافات المتنوعة
• إتقان متقدم لبرامج Microsoft 365 (Outlook, Teams, Word, PowerPoint, Excel) ومعرفة قوية بإدارة الملفات عبر Teams وSharePoint
• المرونة والهدوء تحت الضغط والقدرة على التعامل مع التغييرات المفاجئة والأولويات المتغيرة
• خبرة سابقة مفضلة في دعم عدة تنفيذيين أو فريق قيادي
• خبرة مفضلة في بيئة الخدمات المهنية أو التعامل المباشر مع العملاء
• خبرة مفضلة في تنظيم فعاليات القيادة مثل Offsites وTown halls والزيارات التنفيذية
• دراية بأدوات إدارة المصاريف ومنصات سير العمل في البيئات المؤسسية

معلومات إضافية

• مقر الوظيفة في عمان، الأردن، مع مرونة تتماشى مع احتياجات العمل
• تعتمد شركة Marsh نظام العمل الهجين (Hybrid Work Model) الذي يتطلب التواجد في المكتب المحلي أو لدى العملاء لمدة 3 أيام على الأقل أسبوعياً، مع تحديد يوم واحد على الأقل كـ يوم رئيسي للحضور الجسدي المباشر للفريق
• قد تتطلب الوظيفة تقديم دعم محدود لتنسيق السفر بناءً على احتياجات التنفيذيين
• شركة Marsh هي شركة عالمية رائدة في مجالات المخاطر وإعادة التأمين والاستشارات، حيث تتجاوز إيراداتها السنوية 27 مليار دولار وتضم أكثر من 95,000 موظف في 130 دولة
• الرقم المرجعي لهذه الوظيفة هو R_356624 ويتعلق بنظام تحديد يوم أسبوعي يجتمع فيه الفريق بأكمله شخصياً.

طريقة التقديم

التعليقات

لا توجد تعليقات منشورة حتى الآن.