Document Controller بدوام كامل في عمّان

وصف الوظيفة

تطلب شركة عمرانية (Omrania) مسؤول إدارة وثائق (Document Controller) ذو خبرة للانضمام إلى فريقها في عمان، الأردن. يتولى الشاغر مسؤولية إدارة وتنظيم وتنسيق كافة وثائق المشاريع عبر مختلف التخصصات الهندسية، بما في ذلك التصاميم المعمارية، والإنشائية، والمدنية، والميكانيكية، والكهربائية، والبنية التحتية. يتطلب الدور خبرة عمل في بيئة الاستشارات الهندسية وإتقاناً تاماً لنظام Aconex لإدارة الوثائق والمراسلات ومتابعة عمليات المراجعة والاعتماد وفق إجراءات المشروع ومتطلبات العملاء.

المهام والمسؤوليات

• إدارة وتتبع كافة الوثائق الصادرة والواردة، المخططات، التقارير، المواصفات، الحسابات الهندسية، طلبات التوضيح (RFIs)، والمراسلات عبر جميع التخصصات الهندسية.
• تشغيل وصيانة نظام Aconex لترقيم الوثائق، رفعها، توزيعها، إدارة مسارات العمل (Workflows)، متابعة حالتها، وأرشفتها.
• تنسيق عمليات تقديم الوثائق ودورات المراجعة بين الفرق الهندسية الداخلية، العملاء، الاستشاريين الفرعيين، والمقاولين.
• ضمان التزام جميع الوثائق بإجراءات التحكم الخاصة بشركة عمرانية، وقواعد التسمية، ومتطلبات ضبط المراجعات (Revision Control)، ومعايير العميل.
• إعداد وصيانة سجلات الوثائق الدقيقة، قوائم المخططات، سجلات المراسلات، وسجلات طلبات التوضيح (RFI Logs).
• متابعة مسارات العمل والتواصل مع الفرق الهندسية لضمان الالتزام بالمواعيد المحددة للمراجعة والاعتماد وإعادة التقديم.
• فحص الوثائق المُقدمة للتأكد من اكتمالها، وصحة البيانات الوصفية (Metadata)، وأرقام المراجعات، ورموز التخصصات، وصيغ الملفات قبل توزيعها.
• دعم الفرق الهندسية في الوصول إلى أحدث المخططات والمواصفات والتقارير المعتمدة.
• منع استخدام الوثائق المُلغاة أو غير المعتمدة وضمان إتاحة أحدث النسخ المعتمدة فقط.
• إعداد تقارير ضبط الوثائق لإدارة المشروع، والتي تشمل المراجعات المعلقة، الإجراءات المتأخرة، ومؤشرات التقدم.
• التنسيق مع جميع التخصصات الهندسية لضمان حفظ وثائق المشروع وسهولة تتبعها وجاهزيتها للتدقيق.
• دعم عمليات إغلاق المشروع (Project Close-out) بما في ذلك إعداد وثائق التسليم النهائية، المخططات المنفذة (As-built)، وحزم الأرشيف.
• الحفاظ على سرية ونزاهة جميع معلومات ووثائق المشروع.

المتطلبات

• شهادة دبلوم أو بكالوريوس في إدارة الأعمال، الهندسة، إدارة المشاريع، إدارة المعلومات، أو أي مجال ذي صلة.
• خبرة عملية تتراوح بين 5 إلى 7 سنوات في إدارة الوثائق (Document Control) ضمن بيئة الاستشارات الهندسية، الإنشاءات، أو إدارة المشاريع.
• خبرة عملية قوية وإلزامية في استخدام نظام Aconex.
• خبرة في العمل على مشاريع هندسية متعددة التخصصات (معمارية، إنشائية، مدنية، MEP، بنية تحتية).
• فهم ممتاز لمسارات عمل الوثائق الهندسية، ضبط المراجعات، المراسلات، وإجراءات الاعتماد.

المؤهلات

• خبرة سابقة في العمل لدى شركات الاستشارات المعمارية أو الهندسية.
• خبرة في العمل على مشاريع ضخمة مثل المشاريع متعددة الاستخدامات، الثقافية، الضيافة، السكنية، أو البنية التحتية.
• دراية بمعايير إدارة وثائق المشاريع وإجراءات التقديم الخاصة بالعملاء في المملكة العربية السعودية ودول مجلس التعاون الخليجي.
• خبرة في إعداد حزم إغلاق المشاريع والملفات الأرشيفية النهائية.

المهارات المطلوبة

• معرفة واسعة بإجراءات التحكم بالوثائق ومستندات المشاريع الهندسية.
• قدرة متقدمة على استخدام نظام Aconex لإدارة الوثائق، البريد، مسارات العمل، والتقارير.
• إتقان استخدام برامج Microsoft Office، وخاصة Excel وWord وOutlook.
• دقة عالية واهتمام كبير بالتفاصيل في تسجيل الوثائق وتشفيرها وتوزيعها.
• مهارات تنظيم وإدارة الوقت، والقدرة على العمل تحت الضغط والتعامل مع كميات كبيرة من الوثائق.
• مهارات تواصل ممتازة باللغة الإنجليزية (كتابة وحادثة).
• فهم مراحل تسليم المشاريع الاستشارية (التصميم المبدئي، التصميم التفصيلي، وثائق المناقصات، ودعم مرحلة التنفيذ).

معلومات إضافية

• الكفاءات الأساسية المطلوب إظهارها: الدقة، والسرية، والمتابعة، والمسؤولية، والتنسيق بين الفرق، وإمكانية تتبع الوثائق، وحل المشكلات.
• توقعات الأداء: الحفاظ على سجلات وثائق محدثة ودقيقة، تقليل الأخطاء المتعلقة بإصدارات الوثائق، وتوفير تقارير موثوقة لقيادة المشروع حول حالة الوثائق والإجراءات المتأخرة.

طريقة التقديم

التعليقات

لا توجد تعليقات منشورة حتى الآن.