Document Control Officer (DCO) بدوام كامل في عمّان

وصف الوظيفة

تطلب شركة HS Group في عمّان، الأردن، مسؤول ضبط الوثائق (Document Control Officer - DCO) في قسم الجودة للعمل تحت الإشراف المباشر لمدير المشروع. يتولى الشاغر مسؤولية إدارة وحفظ السجلات الهندسية والتقديمات الفنية والأصول التعاقدية، وتطبيق نهج "المصدر الوحيد للحقيقة" (Single Source of Truth) وضمان الالتزام بمعايير تسمية الوثائق وإدارة دورة حياتها وفق سياسات الشركة وأطر جودة ISO 9001.

المهام والمسؤوليات

• إجراء فحص جودة (QC) شكلي على جميع المخرجات الهندسية الواردة والصادرة (مثل المخططات والتقارير والمواصفات والحسابات) قبل إصدارها للتحقق من التزامها بقوالب المستندات وكشوف التعديلات
• تطبيق نظام تسمية وتدوين الوثائق الإلزامي المكون من 6 حقول ([Project]-[Originator]-[Discipline]-[Type]-[Serial No.][Revision]) وإدارة الأرقام التسلسلية لمنع تكرار الملفات
• إدارة المراجعات وتتبع الإصدارات بالفصل بين مراجع المسودات (أحرف: A, B, C...) والإصدارات المعتمدة (أرقام: 0, 1, 2...) وختم الوثائق الملحاة أو المستبدلة وعزلها عن فرق التنفيذ
• توجيه المخرجات الهندسية عبر مراحل الاعتماد (مسودة → مراجعة داخلية → موافقة نهائية → إصدار ضبط الوثائق) وتتبع اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs) وأوقات الاستجابة (TAT)
• إعداد وتسجيل وإصدار المراسلات الخارجية الرسمية باستخدام خطابات الإرسال المعتمدة (Document Transmittals) والتأكد من مطابقة رموز هدف الإصدار (مثل FCR, FCC, FAS) وحفظ إشعارات الاستلام
• إدارة نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS/DMS)، وتكويّن بنية المجلدات وإدارة الصلاحيات القائمة على الأدوار والحفاظ على سجل التدقيق الرقمي
• تنفيذ عمليات التدقيق الداخلي الدورية للمستندات وفق قوائم مرجعية محددة، وإعداد تقارير إدارة الجودة الشهرية، وتتبع مؤشرات الجودة الأساسية
• تنفيذ إجراءات إغلاق المشروع بتطبيق أختام الوثائق المنفذة فعلياً (As-Built)، وتجميد البيانات، وإدارة جداول الحفظ والأرشفة الرقمية والورقية وفق المتطلبات القانونية

المتطلبات

• خبرة لا تقل عن 3 إلى 5 سنوات في مجال ضبط الوثائق (Document Control) ضمن الاستشارات الهندسية، مشاريع EPC، أو بيئات الإنشاءات الصناعية
• درجة البكالوريوس في الهندسة، إدارة المعلومات، إدارة الأعمال، أو أي تخصص تقني ذات صلة
• دراية هندسية بمكونات الحزم الهندسية متعددة التخصصات (المدنية، الإنشائية، الميكانيكية، الكهربائية، الأنابيب، والمعمارية)
• معرفة عملية بنظم إدارة الجودة ISO 9001 وإجراءات تقارير عدم المطابقة (NCR/CAPA) بما يتوافق مع شهادتي ISO 9001 و ISO 18001

المؤهلات

• خبرة موثوقة من 3 إلى 5 سنوات في مراقبة وثائق المشاريع الهندسية والصناعية

المهارات المطلوبة

• إتقان متقدم لأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية مثل (SharePoint, Aconex, M-Files, OpenText) وإدارة السجل الرئيسي للمستندات (Master Document Register)
• دقة عالية واهتمام بالتفاصيل وانضباط إجرائي صارم
• مهارات تواصل تقني واضحة والقدرة على التعامل بفعالية وحزم مع المهندسين الرئيسيّين وأصحاب المصلحة

معلومات إضافية

• التبعية الوظيفية: يتبع الشاغر لمدير المشروع (Project Manager)، ويتعامل مع المهندسين الرئيسيّين، أعضاء فريق قسم الجودة، والأطراف الخارجية ذات الصلة بالمشروع
• مؤشر قياس الأداء - نسبة التزام الوثائق: تحقيق معدل امتثال للمستندات لا يقل عن 98% (≥98%) عبر نظام EDMS
• مؤشر قياس الأداء - نسبة خطأ خطابات الإرسال: الحفاظ على معدل أخطاء في المراسلات الصادرة بنسبة لا تتجاوز 1% (≤1%)
• مؤشر قياس الأداء - أوقات الاستجابة والتدقيق: الالتزام بأوقات الاستجابة المستهدفة (TAT)، وإتمام عمليات التدقيق الداخلي المحددة وإصدار تقارير الجودة الشهرية في مواعيدها
• قناة التقديم: يُمكن إرسال طلبات التقديم إلى البريد الإلكتروني: info.jordan@hs-gp.com

التعليقات

لا توجد تعليقات منشورة حتى الآن.