Administrative Specialist بدوام كامل في عمّان

وصف الوظيفة

المتخصص في الإدارة مسؤول عن الإشراف وتنسيق العمليات الإدارية اليومية داخل المصنع. يضمن هذا الدور تقديم الدعم الإداري الفعال عبر وظائف المصنع، والمحافظة على خدمات المكتب والمرافق، والتنسيق مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، ودعم الأنشطة التشغيلية لتمكين بيئة عمل منتجة وآمنة ومنظمة.

المهام والمسؤوليات

• تنسيق ورصد الأنشطة الإدارية اليومية لضمان سير العمليات في المصنع بسلاسة.
• إدارة مرافق المكتب، والإمدادات، والمعدات، وعقود الخدمات الإدارية.
• المحافظة على السجلات، والملفات، والتوثيقات الإدارية في المصنع وفقاً لسياسات الشركة.
• تنسيق ترتيبات الطعام، والنقل، وإدارة الزوار.
• إعداد التقارير، والعروض التقديمية، والمراسلات، والمستندات التجارية الأخرى حسب الحاجة.
• تنسيق الصيانة والاهتمام بمكاتب الإدارة، وغرف الاجتماعات، والمرافق العامة في المصنع.
• التواصل مع الموردين الخارجيين ومقدمي الخدمات للحصول على خدمات متعلقة بالمرافق.
• مراقبة أداء الموردين وضمان تقديم الخدمات وفقاً للمعايير المتفق عليها.
• معالجة طلبات الخدمة، ومذكرات الشراء، والفواتير المتعلقة بالعمليات الإدارية.
• ضمان الصيانة الدقيقة للسجلات الإدارية والمستندات السرية.
• المحافظة على سجلات محدثة للعقود، والتراخيص، والتصاريح، والتوثيقات الإدارية.
• المساعدة خلال التدقيقات الداخلية والخارجية من خلال توفير الوثائق والدعم الإداري المطلوب.
• تتبع ومتابعة عناصر الإجراءات الإدارية وطلبات الأقسام.
• دعم تتبع الميزانية وأنشطة التحكم في التكاليف المتعلقة بخدمات الإدارة.
• تحديد الفرص لتحسين العمليات الإدارية وكفاءة التشغيل.
• تنسيق والإشراف على خدمات النقل للموظفين، بما في ذلك الحافلات، والمسارات، والجداول، وأداء الموردين لضمان نقل آمن وموثوق وفعال للموظفين.
• معالجة القضايا المتعلقة بالنقل وتنفيذ تحسينات لتعزيز جودة الخدمة ورضا الموظفين.
• مراقبة تكاليف النقل ودعم أنشطة الميزانية المتعلقة بخدمات النقل.

المتطلبات

• درجة مشارك في تخصص مطلوب؛ يفضل درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة.
• خبرة 4 - 7 سنوات في الإدارة، أو إدارة المكاتب، أو الإدارة داخل مصنع في بيئة صناعية مفضلة.

المؤهلات

• مهارات تنظيمية وتنسيق إداري قوية.
• قدرات تواصل خارقة وقدرات تفاعل بين الأشخاص.
• إجادة تطبيقات Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• القدرة على إدارة أولويات متعددة والوفاء بالمواعيد النهائية في بيئة التصنيع السريعة.
• مهارات قوية في حل المشكلات واتخاذ القرارات.
• خبرة في العمل مع الموردين والمقاولين ومقدمي الخدمات.
• معرفة بممارسات إدارة الوثائق والسجلات.
• مستوى عالٍ من الاحترافية والسرية والانتباه للتفاصيل.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وتعاون مع فرق متعددة الوظائف.

معلومات إضافية

• بيئة مصنع مع تفاعل منتظم عبر الإنتاج والمستودع والصيانة والجودة ووظائف الدعم.
• قد يتطلب مرونة عرضية في ساعات العمل لدعم عمليات المصنع واحتياجات العمل.
• التقارير إلى: مدير الموارد البشرية / مدير الموقع.

التعليقات

لا توجد تعليقات منشورة حتى الآن.