Administrative Assistant بدوام كامل في عمّان

وصف الوظيفة

تطلب شركة أرامكس (Aramex) في عمان، الأردن، مساعداً إدارياً (Administrative Assistant) لتقديم دعم إداري شامل يضمن سير العمليات المكتبية بسلاسة وكفاءة. يتطلب الدور إدارة الجداول الزمنية، وتنسيق الاجتماعات والفعاليات، وصيانة السجلات، وتقديم الدعم الإداري لعمليات الموارد البشرية والفرق التجارية، وذلك في بيئة عمل ديناميكية وسريعة الحركة.

المهام والمسؤوليات

• إدارة العمليات المكتبية اليومية، بما في ذلك صيانة المستلزمات والمعدات وضمان بيئة عمل نظيفة
• تنظيم وجدولة المواعيد والاجتماعات وترتيبات السفر للإدارة والموظفين
• القيام بدور نقطة الاتصال للاتصالات الداخلية والخارجية، والرد على الاستفسارات وتوجيهها بالشكل المناسب
• إعداد وتنظيم وصيانة المستندات والتقارير والعروض التقديمية وضمان دقتها وتحديثها المستمر
• إدارة أنظمة حفظ الملفات الورقية والرقمية لضمان سهولة الوصول إليها والالتزام بسياسات الشركة
• إدخال البيانات وإدارة قواعد البيانات مع الحفاظ على الدقة والسرية التامة
• المساعدة في تخطيط وتنفيذ المشاريع والفعاليات الخاصة وتقديم الدعم اللوجستي اللازم لها
• المساعدة في المهام المحاسبية الأساسية مثل معالجة الفواتير وتقارير المصاريف وإعداد الميزانيات
• تقديم خدمة عملاء متميزة من خلال معالجة استفسارات ومشكلات العملاء والموردين والزملاء
• إدارة لوحة إعلانات الموارد البشرية (HR Notice Board) الشهرية وتحديث إعلانات الشركة ومناسباتها وفق نموذج موحد
• إصدار أوامر الشراء (Purchase Orders) لفعاليات الشركة، وإنشاء حسابات الموردين والتنسيق معهم
• معالجة طلبات بطاقات العمل (Business Cards) للموظفين باستخدام النموذج المعياري والتنسيق مع المزودين
• تنظيم وإجراء امتحانات اللغة الإنجليزية للموظفين حسب المتطلبات
• إدارة لوجستيات المقابلات الوظيفية بالكامل، بما في ذلك الجدول الزمني وحجز القاعات والتنسيق بين المرشحين والمقابلين
• تقديم الدعم الإداري لحجوزات الفنادق والطيران والمطاعم والدورات التدريبية واستقبال الزوار والضيوف
• متابعة الإجراءات الإدارية الخاصة بالتأمين الصحي للموظفين من تسجيل وإلغاء وتعديل
• تقديم الدعم والتنسيق الإداري لمشاريع ومبادرات الامتثال (Compliance Projects)
• تقديم دعم إداري مؤقت لفريقي خدمة العملاء والفريق التجاري خلال فترات الإجازات أو أوقات تغطية ضغط العمل
• إعداد وإصدار الخطابات والوثائق الرسمية المتعلقة بالتوظيف مثل شهادات الخبرة وخطابات السفارات
• دعم مشاريع الموارد البشرية والتوثيق وصيانة السجلات والأنشطة الإدارية ذات الصلة

المتطلبات

• الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال (Business Management) أو ما يعادلها
• خبرة عملية تتراوح بين 1 إلى 3 سنوات في دور إداري أو منصب مماثل
• إتقان استخدام مجموعة برامج Microsoft Office وتشمل (Word وExcel وPowerPoint وOutlook)
• الإلمام والدراية بكيفية التعامل مع المعدات والأجهزة المكتبية المختلفة

المؤهلات

• شهادة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو تخصص ذات صلة

المهارات المطلوبة

• القدرة على التكيف والعمل في بيئة سريعة الحركة (Adaptability)
• الاهتمام البالغ بالتفاصيل والدقة (Attention to Details)
• مهارات التواصل الشفهي والكتابي (Communication Skills)
• مهارات التعامل مع الآخرين وبناء العلاقات (Interpersonal Skills)
• مهارات التنظيم والتخطيط (Organization & Planning)
• مهارات حل المشكلات (Problem Solving)
• إدارة أصحاب المصلحة (Stakeholder Management)
• إدارة الوقت والأولويات (Time Management)
• العمل الجماعي والتعاون وكسر الحواجز بين الأقسام
• الالتزام بالمساءلة والتنفيذ، والتحلي بعقلية النمو والابتكار والتبسيط

طريقة التقديم

التعليقات

لا توجد تعليقات منشورة حتى الآن.