Administrations Assistant بدوام كامل في عمّان

وصف الوظيفة

مساعد إداري في مجموعة الصافي متواجد في عمان، الأردن. تشمل المسؤوليات الترحيب بالزوار، إدارة المكالمات الهاتفية، تنظيم المواعيد والاجتماعات، وإعداد المراسلات والتقارير الرسمية.

المهام والمسؤوليات

• ترحيب وإرشاد الزوار، مع ضمان استقبال مهني ومهذب.
• الإجابة على المكالمات الواردة وتحويلها، وتسجيل الرسائل والمتابعة حسب الحاجة.
• جدولة وتنسيق المواعيد والاجتماعات ومكالمات الفيديو للمدراء التنفيذيين.
• إعداد وتدقيق وتوزيع المراسلات الرسمية والتقارير والعروض التقديمية وجداول البيانات.
• مراقبة وتجديد مستلزمات المكتب، وضمان تلبية جميع الاحتياجات الإدارية.
• تنسيق الترتيبات اللوجستية للاجتماعات والفعاليات، بما في ذلك حجز المواقع والتموين.
• تسجيل محضر الاجتماع، وإنهائه بعد الموافقة، وتوزيعه على المعنيين.
• التواصل مع الأطراف الخارجية (البنوك، البائعين، الجهات الحكومية) نيابة عن الإدارة.
• تسهيل الاتصالات الداخلية السلسة من خلال توزيع المذكرات والإعلانات وتحديثات السياسات.
• الالتزام بمدونة السلوك الخاصة بالشركة والحفاظ على مظهر احترافي في جميع الأوقات.
• عرض مهارات تواصل شخصية قوية وسلوك ودي عند التفاعل مع الزملاء والعملاء والزوار.
• ضمان سرية المعلومات والوثائق الحساسة.

المتطلبات

• درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو أي مجال ذي صلة.
• حد أدنى سنتين من الخبرة في إدارة المكتب أو الدعم التنفيذي.
• مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة باللغة الإنجليزية والعربية.
• إجادة استخدام Microsoft Office (Word، Excel، PowerPoint، Outlook).
• إلمام بعمليات العمل الخاصة بالشركة، بما في ذلك التعامل مع مستندات تسجيل الشركة والمراسلات وترتيبات الطيران والفنادق والمتابعة فيما يخص التأشيرات مع المستشارين القانونيين.

معلومات إضافية

• الإقامة في غرب عمان.

التعليقات

لا توجد تعليقات منشورة حتى الآن.