موظف استقبال Receptionist and Administration Assistant بعقد في عمّان

وصف الوظيفة

وظيفة موظف الاستقبال ومساعد الإدارة تشمل تقديم خدمات الاستقبال والدعم الإداري اليومي لضمان سير العمل بسلاسة في المكتب. تتضمن المهام الترحيب بالزائرين وإدارة الاتصالات المكتبية وتنسيق خدمات المكتب ودعم الاحتياجات الإدارية للموظفين والحفاظ على مستلزمات المكتب والمرافق، بالإضافة إلى المساعدة في أنشطة الشراء واللوجستيات، مع ضمان بيئة عمل مهنية ومنظمة.

المهام والمسؤوليات

• ترحيب الزوار والموظفين والشركاء والموردين بشكل مهني.
• الإجابة على المكالمات الواردة وتوجيهها.
• استلام وتوزيع البريد والطرود والتسليمات.
• الحفاظ على منطقة الاستقبال منظمة.
• تنسيق حجوزات وغرف الاجتماعات والترتيبات ذات الصلة.
• تقديم الدعم الإداري اليومي لضمان سير العمليات المكتبية بسلاسة.
• إعداد وصيانة المستندات والملفات والأنظمة الإدارية.
• تحديث تعقب البيانات وقواعد البيانات.
• تنسيق الاجتماعات والتقاويم واللوجستيات.
• دعم ترتيبات السفر وأنشطة توظيف الموظفين.
• مراقبة نظافة المكتب والتنسيق مع موظفي النظافة ومقدمي الخدمات.
• تقديم تقارير ومتابعة القضايا المتعلقة بالصيانة.
• إدارة مستلزمات المكتب والقرطاسية والمواد الاستهلاكية والمخزون.
• دعم طلبات الموظفين وفعاليات المكتب وخدمات مكان العمل.
• تنسيق بطاقات الوصول ومفاتيح المكتب والمتطلبات ذات الصلة.
• الحفاظ على مواد وعلامات العلامة التجارية للمكتب.
• ضمان أن يعكس مظهر المكتب معايير PCRF.
• دعم الإعلانات الداخلية ومواد الاتصال.
• المساعدة في الحفاظ على معايير مكان العمل والعلامة التجارية.

المتطلبات

• يفضل الحصول على درجة بكاليوس أو دبلوم في إدارة الأعمال أو إدارة المكتب أو مجال ذي صلة.
• سنتين من الخبرة في الاستقبال أو الإدارة أو تنسيق المكاتب أو دور مشابه.
• مهارات تواصل وتفاعل جيدة مع موقف مهني وترحيبي.
• مهارات تنظيم قوية والقدرة على إدارة مهام وأولويات متعددة.
• مهارات تواصل كتابية وشفوية جيدة باللغة الإنجليزية والعربية.
• إجادة استخدام تطبيقات مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، جيميل).
• القدرة على الحفاظ على سرية المعلومات ومعالجة المعلومات الإدارية بشكل مهني.
• الاهتمام بالتفاصيل والقدرة على الحفاظ على سجلات دقيقة وتعقب المعلومات.
• القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق.
• المعرفة الأساسية بعمليات المكتب والمشتريات وتنسيق المرافق تعتبر ميزة.

التعليقات

لا توجد تعليقات منشورة حتى الآن.